Personvern

Stiftelsen Håpets Stjerne/Star of Hope – Personvernerklæring for personopplysningshåndtering

Innledning

Stiftelsen Håpets Stjerne/Star of Hope (Star of Hope) vil med denne erklæringen sikre at vi håndterer personopplysninger ifølge EUs personvernforordning (General Data Protection Regulation – GDPR) som trer i kraft 1. juli 2018. Erklæringen omfatter all behandling der personopplysninger håndteres, og omfatter så vel strukturerte som ustrukturerte opplysninger.

Anvendelse og revidering

Håpets Stjernes styre har ansvaret for at behandlingen av personopplysninger følger denne erklæringen. Erklæringen skal fastsettes av styret minst en gang i året og oppdateres ved behov. Behandlingsansvarlig, Stiftelsen Håpets Stjerne/Star of Hope – org.nr. 976600800 – er ansvarlig for den kontinuerlig pågående prosessen rundt årlig oppdatering av erklæringen som følge av nye og endrede regelverk.

Organisasjon og ansvar

Administrerende direktør har det overordnede ansvaret for innholdet i denne erklæringen, og for at den implementeres og etterleves av virksomheten. Alle medarbeidere har ansvar for at de opptrer i samsvar med denne erklæringen og det den vil sikre.

Begreper og forkortelser

Personopplysning: En personopplysning er all slags informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person som er i live.
Registrert: Den som en personopplysning gjelder, dvs. den fysiske person som direkte eller indirekte kan identifiseres gjennom personopplysningene i et register.
Personopplysningsbehandling: Et tiltak eller kombinasjon av tiltak vedrørende personopplysninger – uavhengig av om det utføres automatisert eller ikke – som innsamling, registrering, organisering og strukturering.

Personopplysningsbehandling

Star of Hopes database for givere og faddere
Innsamling av personopplysninger

  • Vi fører opp personopplysninger som navn, adresse, personnummer, telefonnummer og
    e-postadresser i vår database for dem som har tegnet seg som faddere eller gitt en gave via Vipps, SMS, bank eller via hjemmesiden vår starofhope.no.
  • Barn, 15 år og yngre, må ha verges godkjenning.
  • På hjemmesiden og kupongene opplyser vi fadderne om at de gjennom en fadderpåmelding vil bli innskrevet i registeret. På hjemmesiden samtykker de ved å krysse av for at de har lest personvernerklæringen før de kan gå videre. Kupongen signerer de.
  • På hjemmesiden opplyser vi giverne om at de gjennom en gave blir oppført i registeret.
  • Nye givere får brev med opplysning om at de er innskrevet, og opplysning om vår personvernerklæring og sin rett til å si nei til å stå i registeret.
  • Foruten de opplysninger som giverne selv gir til oss, eller som vi samler inn ut fra behovet for å kunne gi den informasjon de som fadder eller giver trenger, kan vi samle inn personopplysninger fra andre (såkalt tredjepart). Det kan være:
    – Adresseopplysninger fra offentlige registre for å være sikre på at vi har riktige adresseopplysninger til giveren.
  • Vi kan også samle inn personopplysninger via såkalte Leads eller opprop via sosiale medier. Du viser da din interesse ved å skrive inn navn og opplysninger som trengs for at vi skal kunne kontakte deg.
  • Navn, fødselsdag og bilde av fadderbarn legges inn av respektive lands partnerorganisasjon. De følger lovene i sitt land.

Behandling av personopplysninger

Formål: Informasjon til fadder

Behandlinger som utføres: Velkomstbrev med informasjon om å være fadder. Utsendelse av fotomappe med informasjon om barnet eller prosjektet du støtter.

Kategorier av personopplysninger: Navn, Adresse, Givernr., Barn-/prosjektnavn, Fødselsdato (barn)

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av fadderavtale


Formål: Vi vil informere våre faddere om virksomheten

Behandlinger som utføres: Utsendelse av månedsbrev med innbetalingskort for den månedlige faddergaven og mulighet til å gi til vår innsats den måneden.

Kategorier av personopplysninger: Navn, Adresse, Givernr., Fadderbarn/fadderprojekt

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av fadderavtale
Faddere med Giro-betaling kan velge månedsvis, kvartalsvis, halvårsvis eller årsvis betaling og bare få brevet ved betalingen.
Faddere med Avtalegiro-betaling kan velge noen av betalingsintervallene, og ingen utsendelse i det hele tatt.

Lagringstid: Til fadderen gir beskjed om at vedkommende vil avslutte.


Formål: Vi vil informere dem som har tegnet seg som giver om vår virksomhet

Behandlinger som utføres: Utsendelse av månedsbrev med innbetalingskort for innsatsen vi gjør den måneden.

Kategorier av personopplysninger: Navn, Adresse, Givernr.

Rettslig grunnlag: Samtykke
Givere som har kommet inn via forskjellige betalingsmåter, får et brev med informasjon om personvernerklæringen og om sin rett til å si nei til å være registrert i giverdatabasen.

Lagringstid: Til giveren gir beskjed om at vedkommende vil avslutte


Formål: Informasjon til våre givere og faddere om akutte hendelser i noen av våre partnerland

Behandlinger som utføres: Utsendelse av informasjon i brev, e-post eller SMS.

Kategorier av personopplysninger: Navn, Adresse, Givernr., E-postadresse, Mobilnummer

Rettslig grunnlag: Samtykke
De faddere og givere som finnes i vårt register og har et ønske om informasjon om hendelser i våre prosjektland.


Formål: Masseutsendelse – dvs. informasjon fra vårt partnerland til faddere i respektive land

Behandlinger som utføres: Utsendelse av brev fra fadderbarnet eller prosjektet..

Kategorier av personopplysninger: Navn, Adresse, Givernr., E-postadresse

Rettslig grunnlag: Oppfyllelse av fadderavtale
Respektive partnerland sender 1–2 ganger i året ut informasjon fra fadderbarnet, eller fadderprosjektet, som fadderen er med og støtter.


Hvor lenge lagrer vi personopplysninger

  • Hvis fadderen/giveren krever det, avidentifiseres opplysningene så fort som mulig.
  • Hvert år foretas det en rensing i databasen. Hvis fadderen/giveren har vært inaktiv i mer enn tre år, avidentifiseres opplysningene. Ansvarlig er Star of Hope.

Star of Hopes database for ansatte

Vår database for ansatte håndteres av KPMG ifølge avtale.

Dine rettigheter som registrert

Den registrerte har rett til via brev, e-post eller telefon å kreve følgende tiltak. Vi kan be om ytterligere opplysninger for å sikre en effektiv håndtering, og at informasjonen gis ut til rett person.

Rett til innsyn

  • Hvis du vil vite hvilke opplysninger vi har om deg i vår database, kan du kreve å få tilgang i form av et registerutdrag.
  • Du har også rett til å kreve overføring av personopplysningene (personbilder i Nova) i maskinlesbart format, dataportabilitet. Vi må da også få vite hvis du vil bli fjernet fra vårt register.
    Opplysningene sendes til din folkeregisteradresse.

Rett til korrigering eller begrensning

  • Du kan kreve at personopplysningene dine korrigeres hvis opplysningene er feilaktige, eller supplere eventuelt ufullstendige opplysninger.

Rett til sletting

  • Du kan kreve sletting av opplysningene hvis:
    – opplysningene ikke lenger er nødvendige for det formål de har blitt samlet inn eller behandlet for,
    – du innvender mot en interesseavveining vi har gjort basert på berettiget interesse, og ditt grunnlag for innvending veier tyngre enn vår berettigede interesse,
    – du innvender mot behandling for direktemarkedsføringsformål,
    – personopplysningene behandles på ulovlig måte,
    – personopplysninger har blitt samlet inn om et barn (under 15 år) som du har foreldreansvaret for, og innsamlingen har skjedd i forbindelse med tilbud i f.eks. sosiale medier

Hvem har tilgang til personopplysningene

Behandlingsansvarlige

  • Star of Hope.
    Systemadministrator, innsamlingsadministrator og kundeadministrator hos oss har tilgang til alle personopplysninger.
  • Foretak som håndterer våre betalingsløsninger (banker og andre betalingstjenesteleverandører).
  • Trykkeri som trykker våre utsendelser.
  • Foretak som tar hånd om vår personalhåndtering.

Databehandlere

  • Partneradministrator, dvs. våre samarbeidspartnere i landene der vi arbeider, har tilgang til navn, adresse og e-postadresse for faddere i respektive land.
    Prosjektadministrator, hos vår partner i respektive land, har bare tilgang til barneinformasjonen for sitt prosjekt.
  • Foretak som hjelper oss med IT-tjenester (drift, teknisk support og vedlikehold av IT-løsningene våre).
  • Trykkeri som trykker våre utsendelser.
  • Foretak som håndterer våre betalingsløsninger (banker og andre betalingstjenesteleverandører).
  • Foretak som tar hånd om vår personalhåndtering.
  • Foretak som utfører spesifikke oppgaver for oss.

Opplysningene som legges ut til foretakene, reguleres i avtale.

Hvordan vernes personopplysningene?

IT-system

  • Vi har iverksatt særlige tiltak for å beskytte personopplysningene mot ulovlig eller uvedkommende behandling. Bare de personer som faktisk må behandle personopplysningene for at vi skal kunne oppfylle våre angitte formål, har tilgang til dem.

Informasjonskapsler

  • En informasjonskapsel (cookie) er en liten tekstfil som lagres på din datamaskin eller mobile enhet og hentes derfra ved senere besøk på det aktuelle nettstedet. Star of Hope bruker informasjonskapsler for å forbedre og forenkle besøket ditt. Vi bruker ikke informasjonskapsler for å lagre personopplysninger eller for å spre opplysninger til tredjepart.

Hva innebærer det at Datatilsynet er tilsynsmyndighet?

  • Datatilsynet er ansvarlig for å overvåke anvendelsen av lovgivningen, og den som mener at et foretak håndterer personopplysninger på en feilaktig måte, kan sende inn en klage til Datatilsynet.

KONTAKT OSS I STAR OF HOPE

Address: Stiftelsen Håpets Stjerne/Star of Hope,
c/o Gerhard & Sønn AS, Schweigaards gate 34 E, 0191 OSLO
Telefon: 22 44 93 50 man.– fre. 09.00–12.00
E-post: post@starofhope.org